Kaip sukurti darbo eigą „SharePoint Online“

„Microsoft“ sukūrė „Office“ paketą su įvairiomis programomis, skirtomis kasdieniam kiekvieno vartotojo darbui, todėl kiekviena jų turi ypatingą dizainą, todėl vartotojams, kurie tvarko didelius duomenų kiekius, „Excel“ yra idealus sprendimas tiems, kurie turi atlikti „PowerPoint“ pristatymus yra jūsų sąjungininkas, kaip ir „Word“ visoms failų temoms.

Viena iš programų, kurios yra „Office“ paketo dalis, bet neįdiegta pagal numatytuosius nustatymus, yra „SharePoint“, kurią galime gauti naudodami įvairius mokėjimo planus.

Kas yra „SharePoint“„SharePoint“ buvo sukurtas vadovaujantis korporatyviniu požiūriu kuriant svetaines, diegiant „SharePoint“, jį bus galima naudoti kaip saugią ir centrinę vietą, kurioje galime saugoti, tvarkyti ar bendrinti informaciją, naudodami skirtingus įrenginius, kad pasiektume informaciją per naršyklės žiniatinklį pvz., „Microsoft Edge“, „Chrome“ ar „Firefox“.

„SharePoint“ užduotysKai kurios užduotys, kurias galime atlikti naudodami „SharePoint“, yra šios:

• Įkelkite failus į „SharePoint“ dokumentų biblioteką, kad galėtumėte juos pasiekti iš bet kurios vietos ar bet kurio įrenginio.

• Dirbkite su kitais vartotojais tuo pačiu dokumentu ir vienu metu realiu laiku.

• Atidarykite dokumentą dokumentų bibliotekoje.

• Bendrinkite dokumentus su daugiau vartotojų.

• Sukurkite komandos svetainę.

• Bendrinkite skirtingas svetaines.

• Sąrašo ar bibliotekos pridėjimas prie komandos svetainės ir daug kitų veiksmų.

• Viena iš dažniausiai atliekamų „SharePoint“ užduočių yra darbo eigų kūrimas.

Čia paaiškiname veiksmus, kaip sukurti darbo eigą „SharePoint2021-2022“ internete. Šią vaizdo įrašo pamoką taip pat paliekame kaip papildymą, kad galėtumėte sukurti komandą ar bendravimo puslapį „SharePoint Online“.

1. Kas yra „SharePoint Online“ darbo eiga

„SharePoint“ darbo eigos buvo sukurtos siekiant suteikti vartotojams galimybę bendradarbiauti rengiant dokumentus ir iš ten valdyti projekto užduotis, o tai palengvina konkrečių procesų įgyvendinimą „SharePoint“ svetainės dokumentuose, rinkmenose ar elementuose. Tokiu būdu darbo eiga veikia kaip dokumentų ir elementų automatizuotų užduočių rinkinys, naudojant veiksmų seką ar užduotis, susijusias su verslo procesu.

Tai savo ruožtu yra susieta su verslo logika, kuri sudaro instrukcijų rinkinį, kuriame pateikiamos nuorodos ir kontroliuojami visi veiksmai, galintys turėti įtakos dokumentui ar į darbo eigą integruotam elementui. Darbo eiga suteikia mums tokių sprendimų:

• Kainos sumažinimas.

• Laiko patobulinimai verslo procesams koordinuoti.

• Peržiūrėkite, redaguokite arba iš naujo priskirti darbo eigos užduotį vienam ar keliems vartotojams.

Naudoja „SharePoint“„SharePoint“ svetainę sudaro įvairios darbo eigos, sukurtos veikti pagal kelis įprastus verslo scenarijus:

• Rinkti atsiliepimus: naudodami šį srautą nukreipiate dokumentą ar elementą į žmonių grupę, kad juos surastumėte ir išsiųstumėte komentarus.

• Patvirtinimas: naudojant šį srautą dokumentas ar elementas pateikiamas patvirtinti žmonių grupei.

• Parašų rinkimas: šis srautas nukreipia „Microsoft Office“ dokumentą į žmonių grupę, kad jie surinktų jų skaitmeninius parašus.

• Trys būsenos: tai yra ypatinga darbo eiga, nes ji gali būti įdiegta administravimo procesams, kai reikia sekti vieną ar daugiau problemų ar elementų, pvz., Techninės pagalbos incidentų, pardavimo kampanijų ir kt.

• Leidinio patvirtinimas: tai yra tas pats, kas patvirtinimas, nes jis automatizuoja turinio siuntimą patyrusiems naudotojams peržiūrėti ir patvirtinti.

„SharePoint“ parinktysSrauto pasiekiamumas yra susijęs su svetainės vieta ir, atsižvelgiant į tai, kur jis pridėtas, yra keletas parinkčių:

• Jei srautas pridedamas prie sąrašo turinio tipo, šis srautas bus įgalintas tik to paties turinio tipo elementams, esantiems susietame sąraše ar bibliotekoje.

• Jei srautas pridedamas tiesiai prie sąrašo ar bibliotekos, jis bus pasiekiamas tik to sąrašo ar bibliotekos „SharePoint“ elementams

• Jei prie svetainės turinio tipo pridėsime srautą, jis bus pasiekiamas tik visuose to turinio tipo elementuose, esančiuose sąrašuose ir bibliotekose, kuriose buvo pridėtas tokio turinio egzempliorius.

• Jei norime, kad darbo eiga būtų prieinama visuose svetainės sąrašuose ar bibliotekose, turime sukurti svetainės srautą.

Kaip sukurti darbo eigą „SharePoint“Dabar pamatysime, kaip sukurti darbo eigą „SharePoint“.
Kai kuriate darbo eigą „SharePoint“, „Microsoft Flow“ yra integruota, kad būtų galima konfigūruoti sąrašų ir bibliotekų darbo eigą „SharePoint Online“ platformoje ir „OneDrive“ verslui.

„Microsoft Flow“ buvo sukurta siekiant automatizuoti užduotis tarp „SharePoint“ ir kitų „Office 365“ bei trečiųjų šalių paslaugų, kad būtų galima gauti pranešimus, sinchronizuoti failus, rinkti duomenis ir atlikti daugiau užduočių. „SharePoint“ planą galima įsigyti paspaudus šią nuorodą. Ten mes pasirenkame variantą, kuris geriausiai atitinka mūsų poreikius.

2. Sukurkite darbo eigą „SharePoint Online“

1 žingsnis
Norėdami pradėti šį procesą, eisime į šią nuorodą ir įvesime kredencialus, kurie buvo sukurti perkant „SharePoint Online“ planą:

2 žingsnis
Pamatysime šiuos dalykus:

3 žingsnis
Ten mes pasirenkame „SharePoint“ ir būsime nukreipti į šį langą:

4 žingsnis
Ten reikės sukurti svetainę, kad būtų galima taikyti darbo eigą, tam mes spustelime mygtuką „Sukurti svetainę“ ir pamatysime šiuos dalykus:

DIDELIS

5 žingsnis
Ten mes apibrėžiame kuriamos svetainės tipą, šiuo atveju pasirenkame „Grupės svetainė“, o kitame lange nustatome jos pavadinimą ir privatumo nustatymus:

DIDELIS

6 žingsnis
Spustelėkite Pirmyn ir galėsite pridėti daugiau savininkų, spustelėkite Baigti, kad sukurtumėte svetainę:

DIDELIS

7 žingsnis
Tada sukursime naują sąrašą, tam spustelime mygtuką Naujas ir ten pasirenkame Sąrašas:

8 žingsnis
Kitame lange priskiriame sąrašo pavadinimą ir aprašymą:

9 veiksmas
Spustelėkite Sukurti, kad užbaigtumėte mūsų sąrašo kūrimą, ir būsime nukreipti į šį langą, kuriame pamatysime sukurto sąrašo parinktis:

DIDELIS

10 žingsnis
Ten, mūsų sukurto sąrašo ar bibliotekos viršuje, turime spustelėti parinktį „Srautas“, tada - parinktį „Sukurti srautą“:

11 žingsnis
Spustelėjus ten, bus rodoma ši šoninė juosta su įvairiais šablonais, kuriuos bus galima naudoti kuriant srautą. Norėdami pasiekti daugiau parinkčių, galime spustelėti eilutę „Žiūrėti srautus“.

DIDELIS

PastabaMes galime pasirinkti pasirinktinius veiksmų srauto šablonus, esančius sąrašo apačioje, kad sukurtume srautą nuo nulio ir pagal mūsų reikalavimus.

12 žingsnis
Tokiu atveju pasirenkame šabloną „Siųsti el. Laišką“ ir būsime nukreipti į šį langą, kuriame pamatysime „Microsoft Flow“ vedlį:

13 žingsnis
Ten spustelime mygtuką „Įvadas“, kad sutiktume su licencijos sąlygomis ir pasiektume „Microsoft Flow“.

Pastaba„Office 365“ paslaugos, tokios kaip „SharePoint“ ir „Outlook“, automatiškai pasirūpina ryšių kūrimu.

14 žingsnis
Pamatysime šiuos dalykus:

DIDELIS

15 žingsnis
Atsižvelgiant į pasirinktą srautą, bus rodomos parinktys, spustelėkite mygtuką „Sukurti srautą“, kad pradėtumėte konfigūravimo procesą. Kita alternatyva yra eiti į skyrių „Šablonai“ ir iš ten pasiekti visas galimas parinktis:

DIDELIS

16 žingsnis
Ten galime spustelėti norimą srauto šabloną „SharePoint Online“:

DIDELIS

17 žingsnis
Sukūrę darbo eigą, galime pereiti į skiltį „Mano srautai“ ir pamatyti jos išsamią informaciją:

DIDELIS

18 žingsnis
Kai kuriuose šablonuose jiems reikės taikyti tam tikro tipo veiksmus, pavyzdžiui, pasirinkome šabloną „Siųsti man savo vietą paštu“. Kai tik pradedame srauto kūrimo procesą, pirmas žingsnis, kurį reikia žengti, vadinamas trigeriu, kuris nulems srauto pradžios būdą:

DIDELIS

19 žingsnis
Tokiu atveju lauke „Siųsti laišką“ įvedame el. Laišką, tada spustelėkite „Naujas žingsnis“ ir galime apibrėžti, kokį veiksmą reikia atlikti. Atminkite, kad darbo eiga šiuos veiksmus atliks automatiškai pagal mūsų nurodytus kriterijus.

DIDELIS

20 žingsnis
Palankus „SharePoint“ taškas yra tai, kad bus galima patikrinti srauto vientisumą, tam mes spustelime parinktį „Srauto tikrintuvas“ ir galėsime peržiūrėti ir klaidas, ir įspėjimus:

21 žingsnis
Dabar, norėdami patvirtinti, kad srautas veikia tinkamai, spustelėkite mygtuką „Vykdyti“ ir bus rodoma:

22 žingsnis
Ten matome pasirinkto šablono tipą, taip pat veiksmą, kurį reikia atlikti, spustelėkite „Tęsti“ ir pamatysime keletą papildomų parinkčių:

23 žingsnis
Norėdami atlikti testus, spustelėkite „Vykdyti srautą“, o rezultatas bus toks:

24 žingsnis
Jei norime, galime spustelėti eilutę „Žr. Srauto vykdymo veiklą“, kad pasiektumėte pasirinkto srauto istoriją:

DIDELIS

25 žingsnis
Dabar šis šablonas yra atsakingas už mūsų buvimo vietos siuntimą el. Pašto adresu, todėl nurodytu adresu matysime:

DIDELIS

3. „SharePoint Online“ darbo eigos parinktys

1 žingsnis

Kai pasirenkame sukurtą srautą, galime spustelėti piktogramą „Daugiau“ ir ten atlikti tokius veiksmus kaip:

• Vykdykite pasirinktą srautą

• Pasidalinkite ja su kitais vartotojais

• Sukurkite kopiją

• Eksportuokite

• Laikykite jį kaip šabloną

• Išanalizuokite

• Pašalinti

2 žingsnis
Kaip matome, kiekvienas variantas yra išsamus ir praktiškas. Kad neatsiliktumėte nuo pranešimų, labai svarbu nepamiršti, tai yra galimybė naudoti mūsų mobilųjį įrenginį pranešimams gauti arba kai kuriems parametrams redaguoti, tam mes galime atsisiųsti „Microsoft Flow“ programą iš šių nuorodų. Atsisiuntę ir įdiegę, turime sukonfigūruoti paskyrą, susietą su „SharePoint“, kad gautume pranešimus.

Kai „SharePoint“ darbo eiga integruota su „Microsoft Flow“, mes turime daugybę galimybių administruoti ir valdyti svarbius grupės bendradarbiavimo aspektus ir kiekvieną sukurtą svetainę ar biblioteką.